Ordinarie Årsstämma, 2012-03-10 kl 15:00
Hägerflychts Minne, Vagnhärad
Balders Hage Samfällighet, Org nr 716401-8272
Verksamhetsår 2011
Ordf Annika Strid öppnar årsstämman
- Bengt Lundgren vald som ordförande för stämman
- Magnus Andersson vald som sekreterare för stämman
- Gustav Törnqvist och Håkan Rönnqvist valda som justeringsmän tillika rösträknare
- Röstlängd upprättas
- Kallelse och föreslagen dagordning godkänns.
- Styrelsen och revisorernas berättelse redogjordes;
1. Arbetet för den nya styrelsen (efter tillsättning för att undvika tvångsförvaltning) utan övergång från tidigare styrelse innebar en utmaning. Arbete har dock flutit på bra alltefter ärendena har avverkats.
2. Städdagarna hade en bra uppslutning och saker genomfördes väl. Frågan om alternativt datum och andra uppgifter för höststädningen togs upp, då “löven knappt hunnit falla av”. Även frågan om utebliven närvaro togs upp, där alternativ efterfrågas för att kunna bidra till samfällighetens förvaltning på annan tidpunkt för att undvika debitering. Styrelsen tar fram alternativ.
3. Garagefrågan togs upp tidigt och har sen dess varit central i arbetet.
4. Grannsamverkan är ständigt aktuell och representanter från Styrelsen närvarade vid möte i ämnet som anordnades av Polisen i Nyköping.
5. En av dagvattenbrunnarna har blivit reparerats under året.
6. Inga oegentligheter har förekommit intygar revisorerna och ekonomin har sköts utan anmärkning. Man anser dock att det är alltför låga avgifter i relation till samfällighetens förvaltningsuppdrag. Något som till viss del justeras i medlemsavgifterna 2012.
- Styrelsen beviljas fortsatt ansvarsfrihet
- Ersättning till Styrelsen och revisorerna hålls ojusterade och gödkändes;
1. 21000 kr till Styrelsen
2. 500 kr per revisor
- Plogning / Sandning har utförts utan anmärkning och på begäran (entreprenad).
- Garage, nyproduktion.
1. Förslaget om nyproduktion annonserades efter genomgång av “vad är samfällighet” för att betona den gemensamma förvaltningen och allas ansvar för att detta ska upprätthållas för våra gemensamhetsanläggningar (Garage, Parkering, Vatten/Avlopp, Radio/TV). Vikten av förutseende lyftes fram, där planering är A och O inom förvaltning för en förbättrad handling. Ett slut för “brandsläckning” uttrycktes.
2. Styrelsen redogjorde sedan för och nackdelar med nyproduktion samt alternativ. Anmälan från hyresgäst föranledde besiktningen av garagen, som utdömdes av oberoende besiktningsman (Dynamate). Hälso- och miljörisker påpekades samt att försäkring inte omfattas i garagens befintliga skick.
3. Styrelsens råd blir således att gå vidare med nyproduktion där Styrelsen tar över styrningen och kontroll av nyttjanderätten för garagen. Förtur för nuvarande innehavare gäller och ett övertagande av privata garage togs upp och där råder en samsyn med ägare för att kunna ta ett helhetsgrepp av hela garage-/parkeringsområdet, inkl sopstationen.
4. Offerter har efterfrågas från flertalet entreprenad, dock har endast en offert inkommit från Dynamate på 4.3 MSEK, månadskostnad ca 39.000 kr.
5. Kommunen har gett muntligt rivnings-/bygglov och banken har gett lånelöfte för Samfälligheten.
6. Alternativ till nyproduktion presenterades;
i. Reparation på löpande räkning, garage för garage, ingen entreprenad har visat intresse. Innebär en högst oviss kostnadsbild.
ii. Rivning av samtliga garage och ersätter med parkering med elstolpar. Ingen offert ännu efterfrågad från entreprenad.
7. Röstning genomfördes med 24 JA och 2 NEJ för att gå vidare med projektet för nyproduktion. Fastställande beslut tas på extra årsstämma, där hela projektet, ekonomin och tidsplanen presenteras i detalj, så samfällighetens medlemmar får en tydlig bild om kostnad och upplägg. Debatt rådde i frågan hur kostnaderna ska bäras, av samtliga medlemmar eller endast innehavare av garage eller parkeringsplats. Även frågan om p-tillstånd togs upp.
8. Synpunkter och deltagande till projektet tas tacksamt emot av Styrelsen.
- Sophanteringen, utformande om nytt sophus ingår i projektetet för nyproduktion av garaget. Omgående underhåll krävs dock av befintlig container; lås och en gummi-lucka saknas. Styrelsen kontaktar entreprenör SITA för åtgärd.
- Hemsidan. www.balders.org innehåller samma information som kommer i brevlådan, men ger utrymme för fördjupad information och interaktion med medlemmarna. Detta kommer utvecklas efter hand. “Upphittade saker i hagen” blir en nyhet inom kort. Medlemmarna kommer också kunna få möjligheten att välja om de vill ha utskick (mötesprotokoll, Baldersbladet etc) i brevlådan, på mailen eller endast via hemsidan.
- En motion inlämnad rörande opartisk besiktning av garagen, där synpunkter framkom kring att samma entreprenad genom besiktning och lämnat offert. Styrelsens anser inte detta vara fallet då besiktning var ett enskilt projekt, där nyproduktion ännu inte var aktuellt.
- Förslag på medlemsavgifter 2012 fastställdes och innebär en viss rimlig höjning av avgifterna. Än en gång påpekades att garageavgiften är extremt låg i förhållande till förväntningarna på förvaltningen.
- Val av medlemmar till Styrelsen fastställdes;
1. Ledamot: Ulrika Assarsson
2. Revisorer: Håkan Rönnqvist och Hans Risberg
3. Reparationsavsvarig: Ulf Österberg
4. Ledamöter i Valhall: Annika Strid(Ledamot), Gustav Törnqvist (Suppleant)
5. Valberedning: Rebecca Jussila och Gun Karlsson
- Övrigt;
1. Nyckel upphittad, fås mot beskrivning hos Annika Strid BH42
2. Sopcontainer kräver underhåll
Vid protokollet: Magnus Andersson
Justeras av Gustav Törnqvist och Håkan Rönnqvist